Zasady przetwarzania danych osobowych przez AI Busters sp. z o.o.

I. Informacje o Administratorze Państwa Danych
Administratorem danych osobowych (Dane) przetwarzanych przez nas w związku z:
− współpracą z klientami i kontrahentami;
− prowadzoną przez nas rekrutacją;
− kontaktem z nami, w tym telefonicznie i mailowo;
− naszymi aktywnościami marketingowymi;
jest spółka AI Busters sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-001), Aleje Jerozolimskie 85/21 (Administrator), która samodzielnie decyduje o celach oraz sposobach ich przetwarzania. Możesz skontaktować się z Administratorem mailowo: hello@aibusters.com lub telefonicznie: 793 613 291.

Może się również zdarzyć, że spółka AI Busters sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie działa w stosunku do przetwarzanych danych jako procesor na podstawie zawartych umów powierzenia danych do przetwarzania. Szczegóły takiej współpracy wynikają każdorazowo z treści zawartych. umów.

II. W jaki sposób przetwarzamy Dane?
Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania Państwa Danych, w sytuacjach, w których:
− kontaktują się Państwo z nami (np. telefonicznie, korespondencyjnie lub e-mailowo, w tym przez kontakt na stronie internetowej aibusters.com);
− są Państwo naszymi klientami lub kontrahentami, albo pracownikami, bądź współpracownikami naszych kontrahentów lub klientów;
− korzystają Państwo z naszych aktywności marketingowych;
− biorą Państwo udział w rekrutacji do naszego zespołu.

Dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony Państwa interesów jako osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, że:
a. przetwarzamy Dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;
b. zbieramy Dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzamy ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c. Dane są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
d. Dane są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
e. przechowujemy Dane w formie umożliwiającej Państwa identyfikację jako osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
f. przetwarzamy Dane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub
organizacyjnych.

III. Kiedy przetwarzamy Dane?
Dane przetwarzamy jako Administrator w wielu sytuacjach.

Mogą być to sytuacje, w których udostępnili nam Państwo swoje Dane osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. złożenia swojej aplikacji, skierowania zapytania / oferty mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza na naszej stronie internetowej) lub w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy, ale także wtedy, gdy pozyskaliśmy Państwa Dane z innych źródeł (np. od firmy, z którą Państwo współpracują, a która jest naszym
kontrahentem / klientem).


Może też zdarzyć się, że Państwa dane powierzył nam do przetwarzania inny podmiot – wówczas przetwarzamy Państwa Dane jako podmiot przetwarzający (tzw. procesor), a Administratorem jest ten podmiot, który Dane nam przekazał.

IV. Przetwarzanie Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem
a. Jakie Dane przetwarzamy?
Przetwarzamy Dane naszych klientów i kontrahentów oraz ich pracowników / współpracowników, Dane innych osób przekazane nam w ramach realizacji umów lub nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej czy formularza
na naszej stronie internetowych.
W związku z tymi relacjami możemy przetwarzać następujące Dane: dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.
Powyższe Dane pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, a także od innych osób, np. od Państwa pracodawców / zleceniodawców.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?
W związku z powyższymi relacjami przetwarzamy Dane w następujących celach:
− nawiązania współpracy;
− zawarcia i wykonywania umowy;
− rozliczenia umów;
− udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
− obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń;
− wypełniania naszych obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych).
Podstawą przetwarzania przez nas Państwa Danych jest:
− niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na Państwa
żądanie jako osoby, której Dane dotyczą;
− realizacja naszych obowiązków prawnych;
− nasz prawnie uzasadniony interes w postaci kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
Podanie Danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji, w tym kontaktu zwrotnego dotyczącego rekrutacji.


c. Jak długo będą przetwarzane Dane?
Dane zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.
Państwa Dane udostępnione w ramach kontaktu z nami, będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.


V. Przetwarzanie Danych w związku z działaniami marketingowymi
a. Jakie Dane przetwarzamy?
Jako Administrator przetwarzamy Państwa Dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazane nam w
ramach prowadzonych działań marketingowych.

b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?
Przetwarzamy Dane w celu prowadzenia działań marketingowych i wysyłki informacji handlowych. Podstawą przetwarzania Państwa Danych jest uzasadniony interes Administratora lub niezbędność do zawarcia i wykonania umowy pomiędzy Państwem a Administratorem.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane?
Co do zasady będziemy przetwarzać Państwa Dane, w celach określonych powyżej, do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody na komunikację, przez okres wymagany przepisami prawa lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń – w zależności od tego, który z
tych okresów jest dłuższy.


VI. Przetwarzanie Danych w związku z rekrutacją
a. Jakie Dane przetwarzamy?
Przetwarzamy wszelkie Dane przekazane nam w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji aktualnego procesu rekrutacji, a jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę, również przyszłych procesów rekrutacji na podobne stanowiska.
W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego
zatrudnienia, dane dotyczące uprawień oraz inne Dane przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.


b. Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych?
W związku z rekrutacją przetwarzamy Dane w następujących celach:
− rozpatrzenia kandydatury i realizacji procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji;
− obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.
Podstawą przetwarzania Państwa Danych jest podjęcie działań na Państwa żądanie jako osoby, której Dane dotyczą, przed zawarciem umowy, przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach lub dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacji, Państwa zgoda.
Państwa Dane będziemy również przetwarzać w celu związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów pomiędzy Państwem a Administratorem (podstawą prawną ich przetwarzania jest w
takim wypadku uzasadniony interes Administratora).

c. Jak długo będą przetwarzane Dane?
Co do zasady będziemy przetwarzać Państwa Dane, w celach określonych powyżej, przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub, w zależności od Państwa dodatkowej dobrowolnej zgody, przyszłych rekrutacji lub do czasu wycofania zgody, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych.


VII. Kto jest odbiorcą Danych?
Odbiorcami Państwa Danych mogą być podmioty świadczące usługi kurierskie, dostawcy usług teleinformatycznych, firmy, które zapewniają wsparcie oraz działanie naszych narzędzi i systemów informatycznych (np. serwisanci oprogramowania), profesjonalni doradcy (np. kancelarie prawne), firmy świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, firmy świadczące usługi audytorskie (np. niezależni biegli rewidenci), inne firmy a także podmioty świadczące usługi skanowania, drukowania, obsługi korespondencji, archiwizowania i niszczenia dokumentów.

W przypadku rekrutacji Państwa Dane mogą zostać przekazane także podmiotom, które technicznie lub organizacyjnie pomagają nam prowadzić rekrutację pracowniczą, w tym komunikację z kandydatami.


VIII. Jakie prawa Państwu przysługują?
W każdym przypadku mają Państwo prawo do:
a. dostępu do Danych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane są przetwarzane);
b. żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania Danych (np. jeśli są nieprawidłowe);
c. usunięcia Danych (np. w przypadku gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
d. przenoszenia Danych które dostarczyli Państwo administratorowi, i które są przetwarzane w
sposób zautomatyzowany, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie
umowy, np. do innego administratora;
e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu;
f. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.