Jak zapobiegać wypaleniu zawodowemu w działach BOK?

Wypalenie zawodowe ma przykre konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Niestety, nie jest ono rzadkością. Według danych zebranych przez serwis Gumtree aż 31% pracowników umysłowych uważa się za wypalonych zawodowo. 

Towarzyszy ono często osobom mającym bezpośredni kontakt z klientem – nie sposób zaprzeczyć, że taki rodzaj pracy wiąże się ze stresem. 

Zarządzasz działem obsługi klienta? Musisz więc liczyć się z tym, że członkowie Twojego zespołu mogą być narażeni na wypalenie zawodowe. Dowiedz się, jak skutecznie mu zapobiegać.

Przyczyny i konsekwencje wypalenia zawodowego

Zbyt wysokie wymagania, ciągły stres, presja czasu – to wszystko może przyczynić się do wypalenia zawodowego. Niestety w pracy wielu pracowników działów obsługi klienta jest to codzienność.

Wypalenie zawodowe w oczywisty sposób wpływa na ich samopoczucie. To z kolei skutkuje brakiem zaangażowania czy obniżeniem ich produktywności. W efekcie prowadzi to do pogorszenia efektywności całego działu, a także – zwiększenia rotacji.

Wypalenie prowadzi oznacza również przykre konsekwencje w życiu prywatnym. Może skutkować chociażby wahaniami nastroju czy nawet depresją.

Należy zatem unikać go za wszelką cenę.

Jak zapobiegać wypaleniu w działach BOK?

Jeżeli dostrzegasz problem wypalenia w swoim zespole, powinieneś działać jak najszybciej. Niepokojące sygnały, które powinny zwrócić Twoją uwagę, to:

• zwiększenie absencji pracowników,
• negatywne opinie od klientów na temat obsługi czy konkretnych pracowników,
• cyniczne zachowanie względem przełożonych czy współpracowników.

Co możesz zatem zmienić, by poprawić satysfakcję swoich pracowników?

Zmniejsz liczbę obowiązków

Twoi pracownicy nie muszą odpowiadać na pytania klientów, które powtarzają się każdego dnia. Zamiast tego mogą skupiać się na zadaniach, które wymagają od nich kreatywności czy zaangażowania – a nie tylko mechanicznej pracy. 

Będzie to możliwe jeżeli zainwestujesz w system do automatyzacji. Sztuczna inteligencja z powodzeniem może zająć się rutynowymi, powtarzającymi się czynnościami, podczas gdy Twoi pracownicy skupią się na rozwoju zawodowym i budowaniu relacji z klientami.

Zadbaj o klarowny podział obowiązków

Brak jasno sprecyzowanych ról w zespole prowadzi do chaosu i frustracji pracowników. Konflikty o to, kto powinien zająć się danym zgłoszeniem nie należą niestety do rzadkości. Nie da się ukryć, że tego typu sytuacje nie sprzyjają tworzeniu przyjaznego środowiska pracy.

Możesz je wyeliminować, dzięki systemowi, który będzie wspierał pracowników. Silnik do automatyzacji AIBusters automatycznie przypisuje zgłoszenia klientów do najbardziej kompetentnych osób. Eliminuje to chaos i pomaga uporządkować strukturę w dziale.

Sprecyzuj wymagania

Obsługa klienta to wiele kwestii, których się nie da chłodno opisać w tabelce w Excelu. Istnieje jednak szereg wskaźników, które możesz monitorować. 

Pamiętaj, by nie stawiać swoim pracownikom wygórowanych wymagań. Cele powinny być przede wszystkim realne. Jeżeli nie będą ich spełniać – postaw na rozmowę i szkolenia.

Dowiedz się więcej o wskaźnikach w obsłudze klienta.

Pamiętaj o feedbacku

Wypalenie zawodowe to bardzo często skutek złej komunikacji. Pracownicy oczekują od swoich przełożonych pomocy, a także wskazówek czy opinii związanych z ich pracą. 

Gdy nie otrzymują informacji zwrotnej, tracą motywację do pracy, a stąd już tylko o krok do wypalenia.

Zadbaj więc o regularne spotkania, podczas których będziesz dzielić się feedbackiem ze swoim zespołem. Nie tylko zapobiegnie to ich wypaleniu, ale także przyczyni się do zwiększenia efektywności.

Podsumowanie 

Najbardziej skuteczny sposób na zapobieganie wypaleniu pracowników to oferowanie im skutecznego wsparcia. Wiele negatywnych elementów wiążących się z pracą w działach obsługi klienta możesz wyeliminować, wdrażając automatyzację.

Dowiedz się więcej o możliwościach AIBusters!